文章をわかりやすくするために
以下にビジネス文書作成において「わかりやすく」するためのコツ・心得を示しました。これを書いてから気づいたのですが、これはブログ作成にも通じるのではないでしょうか。自分もあらためて気をつけて文章を書くようにします。
端的に(= 結論を始めに持ってくる)
伝えたいことは端的に、すなわちズバリ「結論」を始めに持ってきましょう。文章がまわりくどいほど何を伝えたいかがわかりにくくなります。これについては別頁でも述べていますのでご参照下さい。
正確に(= 5W3Hを意識する)
文章を書くにあたり書き手の意思・相手に伝えたいことを正確に表現しなければいけません。そのためには「5W3H」を意識し何を伝えるのかという目的を明確にして文章を書きましょう。
5W3H
- Who(誰が)
- When(いつ)
- Where(どこで)
- Why(なぜ): 原因と目的を明確に表す
- What(何を): 何の話題についてなのか、その話題の主体が明確でぶれないようにする
- How(どのように): 具体的な方法を伝える
- How much(費用は)
- How many(数量は)
見やすく(= 箇条書き/表で表す)
同じ属性の言葉や項目は箇条書きにして見やすくします。例えば上記の「5W3H」です。このように箇条書きにすることにより感覚的に把握しやすくなります。またそれぞれに説明文などを追加するのも容易です。
同様に表にしても見やすくなります。数値を示す場合は表にまとめた方が見やすくなります。
具体的に(= あいまい表現は使わない)
あいまいな表現は三者三様の捉え方をされてしまいがちです。例えば「大幅に増加」「激減」などは
大幅に増加→前年比1.8倍に増加
激減→前年比1/3に減少
などと具体的に示すと良いでしょう。他にも作業者がミスをして不良品が造られた場合、その対策として
「作業者教育を徹底」
などと対策書に書かれることが少なくありません。この場合の「徹底」もあいまい表現です。具体的に何をしようとしているかわかりません。例えば
「作業者教育用の資料にこの事例を記載し、さらにこれが定着しているかどうかを1回/月の頻度で上長がヒアリングして記録に残す」
と書けば具体的に何をしようとしているかはイメージできます。イメージできれば「これでよし」「こうした方がよい」等のアドバイスもできます。
このように相手が具体的にイメージできるような表現を心がけましょう。
簡潔に(= 一つの文章は40字前後にする)
一般的にビジネス文書の一つの文章の長さは40字前後までが推奨されています。そのためには
- 余分なことばを削る
- 重複をなくす
などして文章を簡潔に表す必要があります。
また平易な言葉を使うことも心がけましょう。私の例ですが「齟齬がある」「俎上にのせる」等を以前は報告書で使っていました。しかし「どういう意味?」と聞かれたり別の意味に取られたりしたことがあり、「差異がある」「取り上げる」という言い方に変えました。あくまで『わかりやすく』です。
正しく(= 基本中の基本。誤字脱字に注意する)
漢字・送り仮名・かなづかいの間違いは相手に失礼ですし、一目置かれずに見くびられることになりかねません。特にPC等で文章を書く場合は誤った変換をされることが多々ありますので注意しましょう。
また正しく使ったつもりでも別の意味に取られる言葉として「方言」があります。
例えば私が入社一年目の工場実習を行うことになってその初日の工場長のあいさつの中で
「この工場がうちの会社の工場の中で一番『えらい』です。」
と言われました。一番優れている、あるいは地位が高いという意味で言ったのかと思い、「収益が一番大きいのかなあ」などと想像しました。しかし実は『えらい』は「体がきつい」という意味の方言で「どの工場よりも仕事がきついから気を引き締めろ」という意味で言われたということを後で知りました。ふだん何気なく使っている言葉も文章にする際には気をつけましょう。
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